Dokumentendefinition für E-Mails

In der Dokumentendefinition für E-Mails können Sie festlegen, wie die automatisch generierten E-Mails aus Surface Solutions beim Versand von Dokumenten wie Rechnungen, Angeboten oder Bestellungen standardmäßig aufgebaut sind. Diese Einstellungen ermöglichen eine einheitliche und professionelle Kommunikation mit Ihren Kunden, ohne dass bei jedem Versand manuelle Anpassungen notwendig sind.

E-Mail-Vorlagen für Dokumente

Im Bereich E-Mail kann für jeden Dokumententyp (z. B. Rechnung, Angebot, Bestellung, Gutschrift) individuell definiert werden, welche Inhalte beim Versand standardmäßig verwendet werden sollen. Dazu zählen insbesondere:

• Betreff der E-Mail, der beim Versand automatisch vorausgefüllt wird.

• Nachrichtentext, der den E-Mail-Inhalt bildet.

• CC-Empfänger, die automatisch bei jeder E-Mail hinzugefügt werden sollen.

• Standardanhänge, die automatisch mitgeschickt werden.

Auf diese Weise lässt sich beispielsweise festlegen, dass bei jedem Angebot automatisch eine bestimmte Begleitnachricht verwendet wird, bei jeder Rechnung die Buchhaltung als CC-Empfänger hinzugefügt wird oder dass bei jeder Bestellung ein zusätzliches Informationsblatt angehängt wird.

Standardanhänge

Für jeden Dokumententyp können beliebig viele Standardanhänge hinterlegt werden. Diese werden beim Versand der E-Mail automatisch eingefügt.
Ein typischer Anwendungsfall ist etwa das automatische Mitsenden von AGB, Datenblättern oder technischen Anhängen bei bestimmten Dokumenten.

CC-Empfänger

Über das Feld CC kann eine oder mehrere E-Mail-Adressen hinterlegt werden, die bei jeder E-Mail desselben Dokumententyps automatisch in Kopie gesetzt werden.
Dies eignet sich beispielsweise, um sicherzustellen, dass die Buchhaltung oder ein bestimmter interner Ansprechpartner alle versendeten Rechnungen oder Angebote automatisch erhält.

Alle E-Mail-Einstellungen gelten standardmäßig organisationsweit, können jedoch beim tatsächlichen Versand jederzeit individuell angepasst werden, da Surface Solutions den jeweiligen lokalen E-Mail-Client öffnet.

E-Mail-Signatur

Am Ende des Bereichs kann die E-Mail-Signatur definiert werden.
Im Gegensatz zu den übrigen Einstellungen gilt diese auf Nutzerebene – das bedeutet, jeder Nutzer kann hier seine persönliche Signatur hinterlegen, die bei seinen eigenen E-Mails verwendet wird.

Dadurch bleibt die Kommunikation sowohl einheitlich im Stil der Organisation als auch individuell personalisiert auf den jeweiligen Absender.