# Dokumentendefinition für E-Mails

In der **Dokumentendefinition für E-Mails** können Sie festlegen, wie die automatisch generierten E-Mails aus *Surface Solutions* beim Versand von Dokumenten wie **Rechnungen**, **Angeboten** oder **Bestellungen** standardmäßig aufgebaut sind. Diese Einstellungen ermöglichen eine einheitliche und professionelle Kommunikation mit Ihren Kunden, ohne dass bei jedem Versand manuelle Anpassungen notwendig sind.

### E-Mail-Vorlagen für Dokumente

Im Bereich **E-Mail** kann für jeden Dokumententyp (z. B. Rechnung, Angebot, Bestellung, Gutschrift) individuell definiert werden, welche Inhalte beim Versand standardmäßig verwendet werden sollen. Dazu zählen insbesondere:

- **Betreff** der E-Mail, der beim Versand automatisch vorausgefüllt wird.
- **Nachrichtentext**, der den E-Mail-Inhalt bildet.
- **CC-Empfänger**, die automatisch bei jeder E-Mail hinzugefügt werden sollen.
- **Standardanhänge**, die automatisch mitgeschickt werden.

Auf diese Weise lässt sich beispielsweise festlegen, dass bei jedem Angebot automatisch eine bestimmte Begleitnachricht verwendet wird, bei jeder Rechnung die Buchhaltung als CC-Empfänger hinzugefügt wird oder dass bei jeder Bestellung ein zusätzliches Informationsblatt angehängt wird.

### Standardanhänge

Für jeden Dokumententyp können **beliebig viele Standardanhänge** hinterlegt werden. Diese werden beim Versand der E-Mail automatisch eingefügt.  
Ein typischer Anwendungsfall ist etwa das automatische Mitsenden von **AGB**, **Datenblättern** oder **technischen Anhängen** bei bestimmten Dokumenten.

[![Screenshot 2025-10-22 at 18.58.44.png](https://academy.surface-solutions.com/uploads/images/gallery/2025-10/scaled-1680-/screenshot-2025-10-22-at-18-58-44.png)](https://academy.surface-solutions.com/uploads/images/gallery/2025-10/screenshot-2025-10-22-at-18-58-44.png)

### CC-Empfänger

Über das Feld **CC** kann eine oder mehrere E-Mail-Adressen hinterlegt werden, die bei jeder E-Mail desselben Dokumententyps automatisch in Kopie gesetzt werden.  
Dies eignet sich beispielsweise, um sicherzustellen, dass die **Buchhaltung** oder ein bestimmter interner Ansprechpartner alle versendeten Rechnungen oder Angebote automatisch erhält.

Alle E-Mail-Einstellungen gelten standardmäßig **organisationsweit**, können jedoch beim tatsächlichen Versand jederzeit individuell angepasst werden, da *Surface Solutions* den jeweiligen **lokalen E-Mail-Client** öffnet.

### E-Mail-Signatur

Am Ende des Bereichs kann die **E-Mail-Signatur** definiert werden.  
Im Gegensatz zu den übrigen Einstellungen gilt diese **auf Nutzerebene** – das bedeutet, jeder Nutzer kann hier seine persönliche Signatur hinterlegen, die bei seinen eigenen E-Mails verwendet wird.

Dadurch bleibt die Kommunikation sowohl **einheitlich im Stil der Organisation** als auch **individuell personalisiert** auf den jeweiligen Absender.