Überblick

Über die Dokumentendefinition in Surface Solutions können Sie die Inhalte aller automatisch erzeugten Dokumente in Ihrer Organisation zu steuern.
Hier legen Sie fest, wie Rechnungen, Angebote, Bestellungen und E-Mails aussehen, welche Informationen standardmäßig enthalten sind und wie Nummernkreise oder Steuersätze vergeben werden.

Damit stellt die Dokumentendefinition sicher, dass alle Dokumente – unabhängig davon, welcher Nutzer sie erstellt – einheitlich, korrekt und im gewünschten Corporate Design generiert werden.

Mit der Dokumentendefinition können Sie:

• Logo, PDF-Hintergrund und Kontaktdaten Ihrer Organisation zentral festlegen.

• Nummernkreise für verschiedene Dokumenttypen (Rechnungen, Gutschriften, Angebote, Bestellungen) definieren.

• Steuersätze und Umsatzsteuervermerke verwalten.

• Standardpositionen für Angebote konfigurieren, um Zuschläge oder übergeordnete Kosten automatisch anzudrucken.

• Textelemente wie Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen, Fußzeilen und allgemeine Hinweise verwalten.

• Standardtexte und Anhänge für E-Mails hinterlegen, inklusive CC-Empfängern und Signaturen.

Die Dokumentendefinition ist modular aufgebaut und in mehrere Bereiche gegliedert:

1. Dokumentendefinition für Rechnungen und Gutschriften
   Hier definieren Sie alle Inhalte, Layouts und Logiken, die für Rechnungen, Storno-Rechnungen und Gutschriften gelten.
   Neben allgemeinen Angaben wie Logo und Hintergrund können Sie Steuersätze, Nummernkreise und rechtliche Hinweise konfigurieren.
2. Dokumentendefinition für Angebote
   In diesem Bereich legen Sie fest, welche Informationen und Layouts für Angebote verwendet werden.
   Ein zentrales Element sind die Standardpositionen, mit denen Sie zusätzliche Zuschläge oder zusammenfassende Werte wie Materialkosten, Rüstkosten oder Farbwechsel automatisch andrucken lassen können.
3. Dokumentendefinition für Bestellungen
   Hier werden die Standardangaben für Bestellungen gepflegt – etwa Absender-, Rechnungs- und Lieferadressen, Lieferbedingungen und allgemeine Hinweise.
   Zudem können Sie den Nummernkreis für Bestellungen individuell festlegen.
4. Dokumentendefinition für E-Mails
   In diesem Abschnitt steuern Sie die Standardtexte und Anhänge für E-Mails, die beim Versand von Dokumenten verwendet werden.
   Sie können pro Dokumententyp Betreff, Nachricht, CC-Empfänger und Standardanhänge definieren. Außerdem lässt sich eine persönliche E-Mail-Signatur pro Nutzer festlegen.

Durch die Kombination dieser vier Bereiche bietet die Dokumentendefinition eine durchgängige Lösung, um alle Geschäftsdokumente in Surface Solutions inhaltlich, visuell und strukturell zu standardisieren.
So behalten Sie volle Kontrolle über das Erscheinungsbild Ihrer Dokumente und sichern gleichzeitig einheitliche Abläufe und rechtliche Korrektheit im gesamten Unternehmen.