Gutschriften erstellen

Gutschriften werden in Surface Solutions ausschließlich aus bestehenden Aufträgen erstellt. Eine Gutschrift kann also nur dann angelegt werden, wenn der offene Betrag eines Auftrags negativ ist.

Der offene Betrag wird dabei automatisch berechnet:
Er ergibt sich aus der Summe aller Auftragspositionen abzüglich der bereits verrechneten Beträge. Sobald der offene Betrag kleiner als 0 ist, erscheint im Auftragseditor anstelle des Buttons „Neue Rechnung erstellen“ der Button „Gutschrift erstellen“.
Wenn der Betrag genau 0 ist, kann keine Fakturierung erfolgen, und bei einem positiven Betrag steht wieder der Button „Rechnung erstellen“ zur Verfügung. Über den Auftragseditor können Sie Positionen hinzufügen oder entfernen und so den offenen Betrag verändern.

Gutschriftseditor

Durch Klicken auf „Gutschrift erstellen“ öffnet sich der Gutschriftseditor, der in Aufbau und Funktionsweise dem Rechnungseditor vollständig entspricht.

Die Gutschrift enthält standardmäßig alle Positionen des Auftrags, kann aber im Editor angepasst werden. Folgende Bearbeitungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung:

• Positionen bearbeiten: Anzahl, Preis, Rabatt und Reihenfolge können angepasst werden.

• Positionen hinzufügen oder löschen: Neue Positionen können ergänzt oder entfernt werden, ohne den zugrunde liegenden Auftrag zu verändern.

• Summen, Steuersätze und Hinweise: Gutschriftensumme, Steuersatz und eventuelle Hinweise werden automatisch berechnet bzw. aus der Dokumentendefinition übernommen.

• Vorschau: Über den Button „Vorschau“ kann eine temporäre PDF-Vorschau der Gutschrift angezeigt werden.

Alle Textbausteine, Steuersätze und Standardhinweise stammen aus der Dokumentendefinition, die zentral pro Organisation festgelegt ist. Der Titel des Dokuments wird automatisch auf „Gutschrift“ gesetzt.

Generierung und Nummerierung

Sobald die Angaben geprüft und bestätigt sind, kann die Gutschrift über den Button „Gutschrift generieren“ endgültig erstellt werden.

Nach der Generierung:

• wird die Gutschrift dem ursprünglichen Auftrag automatisch zugeordnet,

• erscheint sie in der Rechnungsübersicht mit dem Typ „Gutschrift“,

• erhält sie eine eigene fortlaufende Nummer aus dem Nummernkreis für Gutschriften (unabhängig von den Rechnungsnummern).

Die Nummernkreise können über die Dokumentendefinition konfiguriert werden.

Export und Versand

Gutschriften können – ebenso wie Rechnungen –

• als PDF exportiert,

• per E-Mail an den Kunden versendet

• und über die Rechnungsübersicht aufgerufen werden.

Sie unterliegen den gleichen Formatierungs- und Layoutregeln wie Rechnungen, unterscheiden sich jedoch im Dokumenttitel.