Lieferanten & Bestellungen

• Überblick
• Lieferanten verwalten
• Bestellungen erstellen
• Materialbedarfsliste

Überblick

Die Lieferanten- und Bestellverwaltung in Surface Solutions dient als zentrale Stelle zur Organisation aller Lieferanteninformationen, Bestellungen und des Materialbedarfs.
Hier können Lieferanten angelegt, deren Artikel und Chargengrößen verwaltet sowie Bestellungen erstellt und der Materialbedarf überwacht werden.
Die Informationen aus der Lieferantenverwaltung bilden die Grundlage für effiziente Bestellprozesse und die rechtzeitige Versorgung aller Aufträge – sie sind somit ein zentraler Bestandteil des gesamten Workflows.

Mit der Lieferanten- und Bestellverwaltung können Sie:

• Lieferantenstammdaten erfassen und bearbeiten

• Artikel und Chargen der Lieferanten verwalten

• Bestellungen erstellen, bearbeiten, als PDF generieren und per E-Mail versenden

• Den Materialbedarf einsehen und automatisch optimierte Bestellvorschläge erhalten

Die Lieferanten- und Bestellverwaltung gliedert sich in die Hauptbereiche:

1. Lieferanten verwalten:
   In der Lieferantenübersicht sehen Sie alle hinterlegten Lieferanten Ihres Unternehmens.
   Hier können Sie neue Lieferanten hinzufügen oder bestehende Datensätze bearbeiten.
   Zu jedem Lieferanten können zentrale Informationen hinterlegt werden, darunter Artikel, Chargengrößen, Farbsystem, Glanzgrad und Oberflächenstruktur.
   Artikel können als bevorzugt markiert werden, sodass sie in den Bestellvorschlägen priorisiert werden, auch wenn der Preis höher ist.
   
2. Bestellungen erstellen:
   Über den Button „Bestellungen erstellen“ starten Sie den Bestellprozess.
   Zuerst wählen Sie den gewünschten Lieferanten aus, anschließend die zu bestellenden Artikel und Chargen.
   Im Bestellungseditor können Sie die Bestellung finalisieren, als PDF generieren und direkt per E-Mail an den Lieferanten versenden.
3. Materialbedarf:
   Die Bedarfsliste zeigt den aktuellen Materialbedarf aus allen Aufträgen an.
   Links sehen Sie die benötigten Materialien und deren Mengen, rechts werden automatisch die passenden Bestellvorschläge angezeigt.
   Das System berücksichtigt dabei die optimalen Lieferanten, Chargengrößen und Mengen, sodass Kosten minimiert und Engpässe vermieden werden.
   Auch niedriger Lagerbestand wird hervorgehoben, sodass Sie frühzeitig reagieren können.

Lieferanten verwalten

Unter Lieferanten verwalten finden Sie eine Übersicht aller im System angelegten Lieferanten. Über den Button „Lieferanten hinzufügen“ können Sie neue Lieferanten anlegen und deren Stammdaten erfassen. Zu den Stammdaten zählen unter anderem Name, Adresse, Kontaktdaten sowie optionale interne Notizen. Bestehende Lieferanten können jederzeit bearbeitet oder gelöscht werden.

Wenn Sie auf einen Lieferanten klicken, öffnet sich dessen Detailansicht. Hier sehen Sie eine Übersicht der Aktivitäten und können die hinterlegten Informationen bearbeiten.
Über den Reiter „Artikel“ verwalten Sie die Artikel, die zu diesem Lieferanten gehören. Jeder Lieferant kann mehrere Artikel führen, und jeder Artikel kann wiederum in mehreren Chargengrößen hinterlegt werden. Chargen definieren, in welchen Losgrößen der Artikel vom Lieferanten angeboten wird. Diese Informationen sind wichtig, damit der Materialbedarf und die Bestellvorschläge realistische Mengen berücksichtigen.

Zu jedem Artikel können folgende Informationen gepflegt werden:

• Artikelname, Farbcode, Farbsystem, Glanzgrad und Oberflächenstruktur

• Chargen, also die verfügbaren Losgrößen

• Bevorzugt-Option: Wenn ein Artikel als bevorzugt markiert ist, wird dieser Artikel bei automatischen Bestellvorschlägen priorisiert, auch wenn der Preis höher als bei Konkurrenzprodukten ist.

So behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Lieferanten und die von ihnen angebotenen Materialien.

Bestellungen erstellen

Um eine neue Bestellung anzulegen, navigieren Sie in der Hauptnavigation zum Bereich „Bestellungen“ und klicken dort auf den Button „Bestellung erstellen“. Anschließend werden Sie Schritt für Schritt durch den Bestellprozess geführt.

1. Lieferant auswählen

Im ersten Schritt wählen Sie den gewünschten Lieferanten aus. Die Liste der verfügbaren Lieferanten basiert auf den Einträgen, die Sie zuvor in der Lieferantenverwaltung angelegt haben. Sobald Sie einen Lieferanten ausgewählt haben, werden dessen Artikel automatisch im nächsten Schritt verfügbar gemacht.

2. Artikel und Chargen wählen

Im zweiten Schritt legen Sie fest, welche Artikel Sie bestellen möchten. Für jeden Artikel können Sie:

• die gewünschte Menge angeben,

• die Chargengröße auswählen,

• und bei Bedarf zusätzliche Notizen hinterlegen.

So lässt sich genau steuern, welche Materialien und in welchen Losgrößen bestellt werden sollen. Die Auswahl berücksichtigt automatisch die beim Lieferanten hinterlegten Chargen und Artikelinformationen.

Bestellung generieren

Nachdem alle Artikel ausgewählt und Mengen definiert sind, können Sie die Bestellung bestätigen. Sie gelangen daraufhin in den Bestellungseditor, in dem die Bestellung weiter bearbeitet oder abgeschlossen werden kann. Dort kann die Bestellung:

• als PDF-Dokument erstellt werden,

• bei Bedarf überprüft oder angepasst werden,

• und direkt per E-Mail an den ausgewählten Lieferanten versendet werden.

Das PDF-Dokument ist im Aufbau vergleichbar mit den bekannten Angebots- und Rechnungsvorlagen und enthält automatisch alle relevanten Informationen zur Bestellung, inklusive Artikelübersicht, Mengen und Kontaktangaben.

Auf diese Weise können Bestellungen schnell, nachvollziehbar und mit minimalem Aufwand direkt aus dem System erstellt und versendet werden.

Materialbedarfsliste

Die Materialbedarfsseite ermöglicht es Ihnen, den Bedarf an Materialien aus Ihren Aufträgen zu überblicken und direkt die optimalen Bestellungen zu generieren. Sie finden diese Seite, indem Sie in der Hauptnavigation „Tools & Einstellungen“ auswählen und dann auf „Bedarfsliste“ klicken.

Die Oberfläche ist in zwei Bereiche aufgeteilt:

• Linke Seite – Bedarfsliste:
  Hier sehen Sie sämtliche Materialien, die aus Ihren Aufträgen benötigt werden. Für jede Position werden Mengen, Artikelinformationen und der aktuelle Lagerbestand angezeigt. Zusätzlich können Sie einzelne Positionen markieren, um festzulegen, welche Materialien in die Bestellvorschläge aufgenommen werden sollen.

• Rechte Seite – Bestellvorschläge:
  Basierend auf den markierten Materialien auf der linken Seite generiert das System automatisch eine optimierte Zusammenstellung der Bestellungen. Ziel ist es, den gesamten Materialbedarf zu decken und dabei die Kosten zu minimieren. Dabei werden gleiche Farben zusammengefasst und die beste Kombination aus verfügbaren Lieferanten und Chargengrößen vorgeschlagen.

Optimierungsalgorithmus

Der Materialbedarf wird intelligent analysiert:

• Materialien aus verschiedenen Aufträgen werden zusammengefasst, um Doppelbestellungen zu vermeiden.

• Die Bestellvorschläge berücksichtigen die optimalen Mengen, die verschiedene Lieferanten liefern können, und führen zu minimalen Gesamtkosten.

• Es wird sichergestellt, dass innerhalb eines Auftrags nicht unterschiedliche Lieferanten für die gleiche Farbe verwendet werden, sodass Konsistenz und Lieferbarkeit gewährleistet sind.

Bestellung aus dem Materialbedarf

Aus der Bestellvorschlagsliste auf der rechten Seite können Sie direkt Bestellungen erstellen. So lassen sich benötigte Materialien mit wenigen Klicks bestellen, ohne dass Sie die Lieferanten oder Artikel manuell zusammenstellen müssen.

Zusatzfunktionen

• Niedriger Lagerbestand wird angezeigt, sodass Sie schnell erkennen, welche Materialien nachbestellt werden müssen.

• Sie können einzelne Materialien gezielt aus den Vorschlägen entfernen oder markieren, um die Bestellungen individuell anzupassen.

Die Materialbedarfsseite bietet somit eine intelligente, kostenoptimierte Übersicht, die es Ihnen erlaubt, den Materialfluss zu steuern und gleichzeitig die Effizienz Ihrer Bestellungen zu maximieren.