# Rechnungen erstellen Rechnungen in *Surface Solutions* werden ausschließlich auf Basis bestehender Aufträge erstellt. Eine Rechnung kann also nur dann angelegt werden, wenn ein Auftrag einen **positiven offenen Betrag** aufweist. Ist der offene Betrag **größer als 0**, kann eine Rechnung erstellt werden. Ist der offene Betrag **kleiner als 0**, kann stattdessen eine **Gutschrift** erstellt werden (siehe Kapitel [*Gutschriften*](https://academy.surface-solutions.com/books/benutzerhandbuch-de/page/gutschriften-erstellen "Gutschriften erstellen")). --- ## Aufruf und Erstellung Um eine neue Rechnung zu erstellen, öffnen Sie zunächst den gewünschten Auftrag. Im oberen Bereich des Auftragseditors – in der Kopfzeile – befindet sich der Button **„Neue Rechnung erstellen“**. Nach dem Klick auf diesen Button öffnet sich der **Rechnungseditor**. [![Screenshot 2025-10-22 at 14.06.54.png](https://academy.surface-solutions.com/uploads/images/gallery/2025-10/scaled-1680-/screenshot-2025-10-22-at-14-06-54.png)](https://academy.surface-solutions.com/uploads/images/gallery/2025-10/screenshot-2025-10-22-at-14-06-54.png) Der Rechnungseditor zeigt sämtliche Informationen, die auf der Rechnung erscheinen werden. Diese Daten stammen aus drei Quellen: 1. **Aus dem [Auftrag](https://academy.surface-solutions.com/books/benutzerhandbuch-de/chapter/auftrage "Aufträge")** – insbesondere die Positionen, Beträge und Bezugswerte. 2. **Aus den [Kundendaten](https://academy.surface-solutions.com/books/benutzerhandbuch-de/chapter/kunden "Kunden")** – etwa Name, Adresse, Ansprechpartner und Steuernummer. 3. **Aus der [Dokumentendefinition](https://academy.surface-solutions.com/books/benutzerhandbuch-de/chapter/dokumentendefinition "Dokumentendefinition")** – dort hinterlegte Standardtexte, Steuersätze, Zahlungsbedingungen und rechtliche Hinweise. [![Screenshot 2025-10-22 at 14.08.11.png](https://academy.surface-solutions.com/uploads/images/gallery/2025-10/scaled-1680-/screenshot-2025-10-22-at-14-08-11.png)](https://academy.surface-solutions.com/uploads/images/gallery/2025-10/screenshot-2025-10-22-at-14-08-11.png) --- ## Bearbeitungsmöglichkeiten im Rechnungseditor Im Rechnungseditor können Sie vor der Generierung der Rechnung verschiedene Informationen anpassen: - **Absenderdaten**: Auswahl oder Anpassung der eigenen Adressdaten. - **Kundendaten**: Anzeige der Kundenadresse, Möglichkeit zum Hinzufügen einer separaten Lieferadresse. - **Leistungszeitraum und Beschreibung**: Freitextfelder zur genaueren Beschreibung der abgerechneten Leistungen. - **Positionen**: - Positionen aus dem Auftrag werden automatisch übernommen. - Einzelne Positionen können bearbeitet werden (Anzahl, Preis pro Einheit, Rabatt, Gesamtpreis). - Die Reihenfolge der Positionen kann verändert werden. - Positionen können gelöscht werden, wenn sie nicht auf der Rechnung erscheinen sollen. - **Wichtig:** Beim Löschen einer Position im Rechnungseditor wird diese **nicht aus dem Auftrag gelöscht**. Sie wird lediglich **nicht auf der Rechnung angedruckt** und **nicht als verrechnet markiert**. Nach dem Erstellen der Rechnung werden alle Positionen, die auf der Rechnung enthalten sind, im Auftrag automatisch als **verrechnet** gekennzeichnet. Beim Erstellen einer neuen Rechnung werden ausschließlich **noch nicht verrechnete Positionen** vorgeschlagen. --- ## Gesamtsummen und Steuern Unterhalb der Positionsliste finden Sie die **Gesamtsummenübersicht**. Hier können Sie: - einen **Rabatt** auf die Gesamtsumme vergeben, - den **Steuersatz** auswählen (ein Gesamtsteuersatz pro Rechnung), - sowie – falls aktiviert – einen **SEPA-QR-Code** auf der Rechnung anzeigen lassen, um eine vereinfachte Zahlung per Überweisung zu ermöglichen. Die verfügbaren Steuersätze stammen aus der [Dokumentendefinition](https://academy.surface-solutions.com/books/benutzerhandbuch-de/chapter/dokumentendefinition "Dokumentendefinition") und können dort zentral gepflegt werden. > Surface Solutions versucht den passenden Steuersatz aufgrund Ihres Landes und das Ihres Kunden auszuwählen. Sie können diesen jedoch jederzeit manuell überschreiben. --- ## Vorschau und Generierung Wenn alle Angaben geprüft und vollständig sind, stehen zwei Aktionen zur Verfügung: 1. **Vorschau anzeigen** Zeigt eine temporäre PDF-Vorschau der Rechnung an. Diese dient ausschließlich zur Kontrolle und trägt den deutlichen Hinweis *„Vorschau“*. Es wird dabei kein Dokument gespeichert oder final erzeugt. 2. **Rechnung generieren** Erst durch diese Aktion wird die Rechnung endgültig erstellt. Vor der Generierung erscheint nochmals eine Vorschau zur abschließenden Kontrolle. Nach der Bestätigung wird die Rechnung mit einer **fortlaufenden Rechnungsnummer** versehen und in der **Rechnungsübersicht** gespeichert. > **Hinweis:** Nach der Generierung kann eine Rechnung **nicht mehr bearbeitet** oder gelöscht werden. > Falls eine Korrektur erforderlich ist, kann die Rechnung über den Menüpunkt **„Stornieren“** oder eine **Gutschrift** korrigiert werden (siehe jeweilige Kapitel). [![Screenshot 2025-10-22 at 14.11.02.png](https://academy.surface-solutions.com/uploads/images/gallery/2025-10/scaled-1680-/screenshot-2025-10-22-at-14-11-02.png)](https://academy.surface-solutions.com/uploads/images/gallery/2025-10/screenshot-2025-10-22-at-14-11-02.png) --- ## Rechnungsnummer und Ablage Die Rechnungsnummer wird bei der Generierung **automatisch vergeben**. Das Nummernformat kann über die [**Dokumentendefinition**](https://academy.surface-solutions.com/books/benutzerhandbuch-de/chapter/dokumentendefinition "Dokumentendefinition") konfiguriert werden – beispielsweise laufende Nummern, Jahreszahlen oder Kombinationen daraus. Die fertige Rechnung wird automatisch in der [**Rechnungsübersicht**](https://academy.surface-solutions.com/books/benutzerhandbuch-de/page/rechnungsubersicht "Rechnungsübersicht") abgelegt. Von dort kann sie: - als PDF heruntergeladen oder - direkt per E-Mail an den Kunden versendet werden.