# Gutschriften erstellen Gutschriften werden in *Surface Solutions* ausschließlich aus bestehenden Aufträgen erstellt. Eine Gutschrift kann also nur dann angelegt werden, wenn der **offene Betrag eines [Auftrags](https://academy.surface-solutions.com/books/benutzerhandbuch-de/page/auftragseditor "Auftragseditor") negativ** ist. Der offene Betrag wird dabei automatisch berechnet: Er ergibt sich aus der **Summe aller Auftragspositionen** abzüglich der bereits **verrechneten Beträge**. Sobald der offene Betrag kleiner als 0 ist, erscheint im Auftragseditor anstelle des Buttons *„Neue Rechnung erstellen“* der Button *„Gutschrift erstellen“*. Wenn der Betrag genau 0 ist, kann keine Fakturierung erfolgen, und bei einem positiven Betrag steht wieder der Button *„Rechnung erstellen“* zur Verfügung. Über den [Auftragseditor](https://academy.surface-solutions.com/books/benutzerhandbuch-de/page/auftragseditor "Auftragseditor") können Sie Positionen hinzufügen oder entfernen und so den offenen Betrag verändern. [![Screenshot 2025-10-22 at 14.32.57.png](https://academy.surface-solutions.com/uploads/images/gallery/2025-10/scaled-1680-/screenshot-2025-10-22-at-14-32-57.png)](https://academy.surface-solutions.com/uploads/images/gallery/2025-10/screenshot-2025-10-22-at-14-32-57.png) --- ### Gutschriftseditor Durch Klicken auf *„Gutschrift erstellen“* öffnet sich der **Gutschriftseditor**, der in Aufbau und Funktionsweise dem Rechnungseditor vollständig entspricht. Die Gutschrift enthält standardmäßig alle Positionen des Auftrags, kann aber im Editor angepasst werden. Folgende Bearbeitungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung: - **Positionen bearbeiten:** Anzahl, Preis, Rabatt und Reihenfolge können angepasst werden. - **Positionen hinzufügen oder löschen:** Neue Positionen können ergänzt oder entfernt werden, ohne den zugrunde liegenden Auftrag zu verändern. - **Summen, Steuersätze und Hinweise:** Gutschriftensumme, Steuersatz und eventuelle Hinweise werden automatisch berechnet bzw. aus der Dokumentendefinition übernommen. - **Vorschau:** Über den Button *„Vorschau“* kann eine temporäre PDF-Vorschau der Gutschrift angezeigt werden. Alle Textbausteine, Steuersätze und Standardhinweise stammen aus der [**Dokumentendefinition**](https://academy.surface-solutions.com/books/benutzerhandbuch-de/chapter/dokumentendefinition "Dokumentendefinition"), die zentral pro Organisation festgelegt ist. Der Titel des Dokuments wird automatisch auf **„Gutschrift“** gesetzt. --- ### Generierung und Nummerierung Sobald die Angaben geprüft und bestätigt sind, kann die Gutschrift über den Button *„Gutschrift generieren“* endgültig erstellt werden. Nach der Generierung: - wird die Gutschrift dem ursprünglichen **Auftrag automatisch zugeordnet**, - erscheint sie in der **Rechnungsübersicht** mit dem **Typ „Gutschrift“**, - erhält sie eine **eigene fortlaufende Nummer** aus dem **Nummernkreis für Gutschriften** (unabhängig von den Rechnungsnummern). Die Nummernkreise können über die [Dokumentendefinition](https://academy.surface-solutions.com/books/benutzerhandbuch-de/chapter/dokumentendefinition "Dokumentendefinition") konfiguriert werden. [![Screenshot 2025-10-22 at 14.33.47.png](https://academy.surface-solutions.com/uploads/images/gallery/2025-10/scaled-1680-/screenshot-2025-10-22-at-14-33-47.png)](https://academy.surface-solutions.com/uploads/images/gallery/2025-10/screenshot-2025-10-22-at-14-33-47.png) --- ### Export und Versand Gutschriften können – ebenso wie [Rechnungen](https://academy.surface-solutions.com/books/benutzerhandbuch-de/page/rechnungen-erstellen "Rechnungen erstellen") – - als PDF exportiert, - per E-Mail an den Kunden versendet - und über die Rechnungsübersicht aufgerufen werden. Sie unterliegen den gleichen Formatierungs- und Layoutregeln wie Rechnungen, unterscheiden sich jedoch im Dokumenttitel.