Dokumentendefinition für Bestellungen

Die Dokumentendefinition für Bestellungen legt fest, wie Bestellungen, die aus Surface Solutions generiert werden, inhaltlich und optisch gestaltet sind. Wie bei den anderen Dokumententypen (z. B. Angebote oder Rechnungen) können hier alle Standardinformationen zentral gepflegt werden, sodass jede Bestellung einheitlich aufgebaut ist und automatisch die richtigen Absender- und Adressdaten enthält.

Bestellung

Unter dem Punkt Bestellung werden die grundlegenden Angaben definiert, die für alle Bestellungen der Organisation gelten:

• Logo und PDF-Hintergrund:
  Für Bestellungen kann ein eigenes Logo und ein eigener PDF-Hintergrund hinterlegt werden. So ist es möglich, dass Bestellungen optisch von Angeboten oder Rechnungen abweichen, etwa wenn andere Farben oder Schriftzüge gewünscht sind.

• Absenderadresse, Rechnungsadresse und Lieferadresse:
  Ein besonderes Merkmal der Bestelldefinition ist die getrennte Verwaltung dieser drei Adresstypen.
  Dadurch können Sie beispielsweise eine zentrale Rechnungsadresse, aber eine projektspezifische Lieferadresse hinterlegen. Diese Adressen werden beim Erstellen der Bestellung automatisch eingefügt, können jedoch im Bestellformular angepasst werden.

• Lieferbedingungen, Hinweise und Fußzeile:
  Wie bei anderen Dokumenten können hier Standardtexte hinterlegt werden – etwa Lieferbedingungen, Zahlungsmodalitäten, Versandinformationen oder allgemeine Hinweise. Diese erscheinen automatisch auf jeder Bestellung und sorgen für ein konsistentes Auftreten nach außen.

Bestellnummer

Analog zu anderen Dokumententypen verfügt die Bestellung über einen eigenen Nummernkreis, der im Abschnitt Bestellnummer definiert wird.

Hier können Sie:

• das Format der Bestellnummer mit Platzhaltern festlegen,

• eine Vorschau der nächsten Nummer einsehen und

• bestehende Nummernkreise nahtlos fortführen, wenn Sie von einem anderen System wechseln.

Die Nummernvergabe erfolgt automatisch beim endgültigen Erstellen der Bestellung und garantiert eine eindeutige Identifikation jeder Bestellung.