Dokumentendefinition für Angebote

Die Dokumentendefinition für Angebote in Surface Solutions ermöglicht es, das Layout, die Inhalte und Standardwerte für sämtliche Angebote zentral zu steuern. Dies gilt für alle Angebote, die innerhalb der Organisation erstellt werden. Über die Dokumentendefinition legen Sie fest, welche Informationen standardmäßig auf jedem Angebot erscheinen, welches Logo und welcher PDF-Hintergrund verwendet wird und welche Standardpositionen automatisch eingefügt werden.

Die Einstellungen wirken sich auf alle Angebote der Organisation aus, die auf Basis einer Kalkulation erstellt werden. Gleichzeitig können bestimmte Werte im Angebotseditor pro Angebot überschrieben werden, z. B. Kontaktdaten, Preise oder sichtbare Positionen.

Logo und PDF-Hintergrund

Für Angebote kann ein eigenes Logo und ein eigener PDF-Hintergrund hinterlegt werden. Diese gelten standardmäßig für alle Angebote der Organisation, einschließlich aller Folgeangebote. Somit ist gewährleistet, dass jedes Angebot ein einheitliches Erscheinungsbild hat.

Kontaktdaten und Standardinformationen

Unter diesem Punkt können Sie zentrale Informationen hinterlegen, die auf jedem Angebot erscheinen sollen:

• Ansprechpartner und Kontaktdaten

• Rücksendeadresse

• Telefonnummer und E-Mail

• Fußzeile

• Zahlungs- und Lieferbedingungen

• Versandinformationen

• Allgemeine Hinweise

Diese Standardinformationen werden automatisch in den Angebotseditor übernommen, können aber bei Bedarf für einzelne Angebote angepasst oder ergänzt werden. So wird sichergestellt, dass alle Angebote die relevanten Pflichtinformationen enthalten, gleichzeitig aber flexibel bleiben.

Standardpositionen

Standardpositionen sind eine der wichtigsten Funktionen der Dokumentendefinition für Angebote. Sie dienen dazu, zusätzliche Positionen automatisch auf jedes Angebot zu drucken, die nicht direkt aus der Kalkulation stammen. Dies ist besonders nützlich für Aufschläge oder Pauschalen, die auf das Gesamtangebot wirken, z. B.:

• Die gesamten Materialkosten

• Die Anzahl der Farbwechsel

• Rüstkosten

Hinweis: Rüstkosten sind ein häufig genutztes Beispiel für eine Standardposition, da sie für die gesamte Kalkulation einmalig berechnet werden und nicht auf einzelne Positionen verteilt werden können.

Funktionalitäten der Standardpositionen:

• Automatische Integration: Alle Standardpositionen werden automatisch in den Angebotseditor übernommen. Nutzer können sie bei Bedarf löschen, wenn sie nicht angezeigt werden sollen.

• Zugriff auf Variablen der Zusammenfassungsvorlage: Standardpositionen können nur auf Variablen aus der Zusammenfassungsvorlage der Kalkulation zugreifen.

• Preisberechnung: Im Feld „Preis“ kann direkt eine Variable verwendet werden oder eine eigene Formel definiert werden. Formeln können beliebige Variablen kombinieren, z. B. MATERIALKOSTEN.

• Sichtbarkeit: Für jede Standardposition kann eine Sichtbarkeitsbedingung definiert werden. Diese wird als Formel eingegeben und kann beliebig komplex sein. Wird die Bedingung auf WAHR ausgewertet, wird die Zeile auf dem Angebot gedruckt. Mehrere Bedingungen können mit UND / ODER kombiniert werden.

• Flexibilität: Standardpositionen ermöglichen es, Kosten auf das Gesamtergebnis aufzuschlagen, ohne dass jede Position in der Kalkulation einzeln angepasst werden muss. Sie sind daher ideal für pauschale Kosten, Zusatzaufwände oder prozentuale Aufschläge.

Die restlichen, nicht von Standardpositionen erfassten Gemeinkosten und Aufschläge werden anteilsmäßig auf die in der Kalkulation vorhandenen Positionen aufgerechnet.

Beispiel für die Nutzung von Standardpositionen: Nehmen Sie eine Kalkulation mit zwei Positionen (Bauteil A und Bauteil B) an. Zusätzlich ist in der Zusammenfassungsvorlage der Kalkulation ein Aufschlag von 5% für die Verwaltungskosten definiert.

Kalkulation

Position A	1 Stk.	€ 100,-
Position B	1 Stk.	€ 200,-
Verwaltungsaufschlag	5%	€ 15,-
Gesamtpreis		€ 315,-

Wenn Sie nun keine Standardpositionen verwenden und ein Angebot aus dieser Kalkulation erstellen, wird der Verwaltungsaufschlag anteilsmäßig auf die Positionen verteilt:

Angebot ohne Standardposition

Position A	1 Stk.	€ 105,-
Position B	1 Stk.	€ 210,-
Gesamtpreis		€ 315,-

Fügen Sie jedoch folgende Standardposition hinzu, welche auf die Variable SUMME_POSITIONSPREISE aus der Zusammenfassungsvorlage zugreift erhalten Sie das Angebot mit ausgewiesenem Aufschlag

'5% Verwaltungsaufschlag'

SUMME_POSITIONSPREISE * 0,05

Angebot mit Standardposition

Position A	1 Stk.	€ 100,-
Position B	1 Stk.	€ 200,-
5% Verwaltungsaufschlag		€ 15,-
Gesamtpreis		€ 315,-

Angebotsnummer

Die Angebotsnummer wird über einen eigenen Nummernkreis verwaltet, der unabhängig von Rechnungen oder Gutschriften ist.

• Nummernformat: Sie können das Format für die Angebotsnummer pro Organisation festlegen, z. B. fortlaufende Nummern, Jahres- oder Quartalsangaben.

• Vorschau: Rechts auf der Seite sehen Sie eine Vorschau der nächsten verfügbaren Angebotsnummer.