Angebote

• Überblick
• Angebote erstellen
• Angebotsübersicht
• Folgeangebote anlegen

Überblick

Die Angebote in Surface Solutions bilden die zentrale Verbindung zwischen den Kalkulationen und den Aufträgen. Sie ermöglichen es, auf Basis einer erstellten Kalkulation ein professionelles Angebot für Ihre Kunden zu generieren – vollständig, nachvollziehbar und in Ihrem Corporate Design.

Ein Angebot fasst die Ergebnisse einer Kalkulation zusammen und ergänzt sie um kundenrelevante Informationen wie Zahlungs- und Lieferbedingungen, Steuersätze und rechtliche Hinweise.
Alle Inhalte werden automatisch aus drei Quellen zusammengeführt: Kundendaten, Kalkulation und Dokumentendefinition. So entsteht mit minimalem Aufwand ein vollständiges, korrekt formatiertes Angebot.

Mit den Angeboten können Sie:

• Angebote direkt aus bestehenden Kalkulationen erstellen

• Kunden- und Standardinformationen automatisch übernehmen

• Positionen individuell anpassen und Rabatte vergeben

• Angebote als PDF exportieren oder per E-Mail versenden

• Folgeangebote erstellen oder aus gewonnenen Angeboten direkt Aufträge generieren

Die Angebotsverwaltung in Surface Solutions gliedert sich in mehrere Bereiche:

1. Angebote erstellen
   Beschreibt den Prozess, wie aus einer Kalkulation ein Angebot erzeugt wird.
   Alle relevanten Daten werden automatisch übernommen, Standardpositionen ergänzt und das Angebot kann über die Vorschaufunktion überprüft und anschließend endgültig erstellt werden.
2. Angebotsübersicht
   Zeigt alle erstellten Angebote in tabellarischer Form.
   Hier können Sie Angebote filtern, durchsuchen, exportieren oder per E-Mail versenden.
   Wenn der Status eines Angebots auf „Gewonnen“ gesetzt wird, kann direkt daraus ein Auftrag generiert werden.
3. Folgeangebote erstellen
   Ermöglicht es, aus einem bestehenden Angebot ein neues Folgeangebot zu erzeugen – ideal für kleinere Anpassungen oder Preisänderungen.
   Das neue Angebot erhält eine Versionsnummer (z. B. V2, V3, V4), um die Entwicklung nachvollziehbar zu halten.

Angebote erstellen

In Surface Solutions können Angebote direkt aus einer Kalkulation erstellt werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Kalkulation einen Kunden enthält. Der Kunde liefert die notwendigen Informationen wie Adresse und Ansprechpartner, die automatisch in das Angebot übernommen werden.

Angebotseditor

Sobald ein Kunde in der Kalkulation hinterlegt ist, erscheint im oberen rechten Bereich der Kalkulationsübersicht der Button „Angebot erstellen“. Mit einem Klick darauf gelangen Sie in den Angebotseditor, in dem sämtliche Daten aus drei Quellen zusammengeführt werden:

• Kundendaten: Adresse, Ansprechpartner und weitere relevante Informationen

• Kalkulation: Positionen, Gesamtpreis und eventuelle Zusatzinformationen

• Dokumentendefinition: Standardtexte, Fußnoten, Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen und Standardpositionen

Positionen im Angebotseditor

Alle Positionen der Kalkulation werden automatisch in das Angebot übernommen. Zusätzlich werden Standardpositionen aus der Dokumentendefinition hinzugefügt, sofern diese konfiguriert sind. Diese können bei Bedarf gelöscht werden.

Im Angebotseditor können Sie:

• Positionen bearbeiten oder löschen

• Preise für einzelne Positionen anpassen

• Rabatte auf einzelne Positionen oder auf die Gesamtsumme vergeben

• Die Reihenfolge der Positionen ändern

Vorschau und Erstellung

Der Button „Vorschau“ zeigt eine temporäre Vorschau des Angebots an. Die Angebotsnummer wird erst vergeben, sobald das Angebot endgültig erstellt wird.

Mit dem Button „Angebot erstellen“ wird das Angebot final generiert und in der Angebotsübersicht abgelegt. Nach der Erstellung kann ein Angebot nicht mehr bearbeitet werden. Wenn Änderungen notwendig sind, kann ein Folgeangebot erstellt werden (siehe Kapitel „Folgeangebot erstellen“).

Nummerierung

Jedes Angebot erhält eine fortlaufende Angebotsnummer. Der Nummernkreis kann organisationsweit über die Dokumentendefinition definiert werden, ähnlich wie bei Rechnungen oder Gutschriften.

Angebotsübersicht

Die Angebotsübersicht in Surface Solutions bietet eine zentrale Verwaltung aller erstellten Angebote. Sie ermöglicht Ihnen, den Status, die Details und die nächsten Schritte für jedes Angebot schnell zu überblicken.

Sie erreichen die Angebotsübersicht über den Punkt "Angebote" in Ihrer Navigationsleiste.

Übersicht und Filter

In der Übersichtstabelle sehen Sie für jedes Angebot folgende Informationen:

• Angebotsnummer

• Erstellungsdatum

• Kunde

• Ersteller

• Status

• Netto- und Bruttobetrag

Sie können die Angebote nach Status und Kunden filtern oder über die Freitextsuche gezielt nach Angeboten suchen. Die Filterung erfolgt dynamisch, die Übersicht wird entsprechend aktualisiert.

Aktionen für Angebote

Für jedes Angebot stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

• Folgeangebot erstellen: Das Angebot wird kopiert und es können kleinere Anpassungen vorgenommen werden, ohne dass eine neue Kalkulation durchgeführt wird. Für komplexere Änderungen empfiehlt sich das Duplizieren der Kalkulation.

• Angebot per E-Mail versenden oder als PDF exportieren: Die Daten werden automatisch aus dem Kundenstamm, der Kalkulation und der Dokumentendefinition übernommen.

Status „Gewonnen“ und Auftragserstellung

Besonders wichtig ist das Statusfeld:
Wenn Sie den Status eines Angebots auf Gewonnen setzen, erscheint automatisch der Button „Auftrag generieren“. Mit einem Klick auf diesen Button wird ein Auftrag basierend auf dem Angebot erstellt, der sämtliche Positionen, Preise und Informationen übernimmt.

Folgeangebote anlegen

Ein Folgeangebot dient dazu, auf Basis eines bestehenden Angebots kleine Änderungen vorzunehmen, ohne die zugrunde liegende Kalkulation neu zu berechnen. Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn Sie beispielsweise Preis- oder Mengenanpassungen vornehmen oder einzelne Positionen ändern möchten, ohne den gesamten Angebotsprozess erneut durchlaufen zu müssen.

Erstellung eines Folgeangebots

In der Angebotsübersicht finden Sie bei jedem bestehenden Angebot den Button „Folgeangebot erstellen“.
Nach dem Klick darauf öffnet sich der Angebotseditor, der automatisch alle Daten des ursprünglichen Angebots übernimmt:

• Kundeninformationen

• Positionen und Preise

• Texte und Hinweise aus der Dokumentendefinition

Im Editor können Sie alle relevanten Werte bearbeiten – etwa Preise, Mengen oder Texte. Die Kalkulationslogik bleibt jedoch unverändert. Es ist daher nicht möglich, Berechnungen oder Vorlagen innerhalb des Folgeangebots zu bearbeiten.

Das neue Folgeangebot erhält automatisch dieselbe Angebotsnummer wie das Original, ergänzt durch eine fortlaufende Versionsnummer, z. B. V2, V3 oder V4. So bleibt die Entwicklung eines Angebots jederzeit nachvollziehbar.

Wenn größere Änderungen erforderlich sind – etwa Anpassungen bei den Positionen, welche eine Neukalkulation benötigen – empfiehlt es sich, die Kalkulation zu duplizieren und daraus ein völlig neues Angebot zu erstellen. Dadurch bleiben sowohl die ursprünglichen Daten als auch die Berechnungsgrundlagen konsistent und nachvollziehbar.